Tryb opiniowania

Procedura opiniowania operatów rybackich „krok po kroku” – tryb postępowania:

1) Wniosek wysyłany jest wyłącznie elektronicznie na adres mailowy operaty.rybackie@infish.com.pl.

a.   skan wniosku musi być czytelny, poprawnie uzupełniony i zawierać wszystkie dane uprawnionego do rybactwa;

b. w przypadku gdy wniosek wysyłany jest przez pełnomocnika wniosek musi  zawierać zarówno dane uprawnionego, jak i pełnomocnika, do wniosku jako załącznik dołącza się pełnomocnictwo;

c. w przypadku, gdy wniosek jest nieczytelny, niepoprawnie uzupełniony, bądź występują w nim błędy, wniosek taki nie zostanie przyjęty na ewidencję – sekretarz zespołu opiniującego wysyła do wnioskodawcy prośbę o ponowne wysłanie poprawnie wykonanego wniosku;

d. sekretarz wysyła wniosek do sekretariatu IRS, gdzie zostaje on wprowadzony do ewidencji;

e. na prośbę wnioskodawcy, sekretarz zespołu lub sekretariat IRS przesyła mu skan potwierdzenia przyjęcia wniosku

2) Wraz z wnioskiem dołączony musi być operat rybacki, w osobnym pliku.

a. operat musi być sporządzony w formie dokumentu elektronicznego zabezpieczonego przed wprowadzaniem nieuprawnionych zmian;

b. wszystkie załączniki dodane do operatu, muszą być wymienione w operacie;

c. w przypadku, gdy wnioskodawca wysyła poza wnioskiem i operatem inne dokumenty, nie będą one brane pod uwagę, ale sekretarz powiadomi o tym wnioskodawcę, że może te dodatkowe dokumenty dodać jako załącznik do operatu, zawarte w jednym pliku;

d. w przypadku, kiedy dany plik nie działa lub został on wysłany w niepoprawnym formacie albo jego zawartość jest nieczytelna, nie zostanie on przyjęty;

e. sekretarz powiadamia wnioskodawcę o błędach w pliku i informuje go, aby wysłał poprawny plik;

3) Wycena i umowa, oraz faktura za opinie.

a. sekretarz przekazuje operat do przewodniczącego, a przewodniczący wykonuje wycenę operatu rybackiego, zgodnie z taryfikatorem opiniowania operatów w IRS;

b. przewodniczący wysyła elektronicznie wycenę sekretarzowi zespołu;

c. sekretarz zespołu na podstawie danych we wniosku oraz wyceny przewodniczącego tworzy umowę, umowa podpisywana jest przez Dyrektora IRS i przesyłana do wnioskodawcy;

d. gdy podpisana umowa wraca do IRS, wystawiana jest faktura dla wnioskodawcy; umowa przekazywana jest do księgowości IRS;

4) Po opłaceniu faktury, sekretarz lub przewodniczący przekazują operat do członka zespołu opiniującego - sprawozdawcy, w celu wykonania projektu opinii.

5) W terminie 20 dni od dnia uiszczenia przez wnioskodawcę uzgodnionej w umowie opłaty sprawozdawca przesyła sporządzony przez siebie projekt opinii pocztą elektroniczną przewodniczącemu zespołu i sekretarzowi.

6) Wydanie opinii wstępnej przez cały zespół opiniujący.

a. Przewodniczący poddaje projekt opinii pod głosowanie zarządzając głosowanie w sprawie przedstawionej opinii;

b. rozstrzygnięcia zespołu opiniującego co do treści lub sentencji  projektu opinii podejmowane są w drodze zbierania głosów nadsyłanych pocztą elektroniczną;

c. głosowanie zespołu opiniującego jest ważne, jeżeli głos oddadzą wszyscy jego członkowie, z wyjątkiem sekretarza i sprawozdawcy, którzy nie są uprawnieni do głosowania;

d. rozstrzygnięcia zapadają większością głosów uprawnionych do głosownia członków zespołu, uprawniony do głosowania członek zespołu opiniującego nie może wstrzymać się od głosu, powinien oddać jednoznaczny głos „za” albo „przeciw”.

e. z przeprowadzonego głosowania sekretarz sporządza protokół.

7) Jeżeli w terminie 3 dni od przesłania projektu opinii wszyscy członkowie zespołu oddadzą głos za przyjęciem projektu opinii bez uwag staje się on opinią wstępną całego zespołu.

a. jeżeli w terminie określonym w ust. 7 regulaminu choćby jeden z członków zespołu zgłosi uwagi do projektu opinii, przesyłając je wszystkim pozostałym członkom zespołu, przewodniczący zespołu, zarządza dyskusję i głosowanie nad spornymi uwagami. Dyskusja może być realizowana za pośrednictwem mediów komunikacyjnych;

b. brak sprzeciwu wobec uwag do projektu opinii albo zaakceptowanie uwag większością głosów zobowiązuje sprawozdawcę do ich uwzględnienia w projekcie opinii w terminie 3 dni;

8) Zaakceptowany projekt opinii staje się opinią wstępną całego zespołu. Opinię tę, opatrzoną dopiskiem „wstępna”, podpisuje przewodniczący zespołu.

9) Opinia wstępna - procedura informowania.

a.  w celu zapewnienia możliwości wzięcia udziału w opiniowaniu operatu przewodniczący zespołu przyjętą przez zespół opinię wstępną przesyła wnioskodawcy pocztą elektroniczną w terminie 14 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia;

b. opinia wstępna przesyłana jest także przedstawicielom urzędów marszałkowskich oraz regionalnych dyrekcji ochrony środowiska lub zarządców obszarowych form ochrony przyrody, o ile zgłosili swój udział w opiniowaniu operatu.

c. w terminie 7 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia podmioty, którym została wysłana opinia, mogą zgłosić pocztą elektroniczną uwagi do opinii.

d. najpóźniej następnego dnia sekretarz zespołu przesyła zgłoszone uwagi pocztą elektroniczną uprawnionym do głosowania członkom zespołu i sprawozdawcy.

e. w terminie 3 dni od przesłania uwag członkowie zespołu głosują o ewentualnym uwzględnieniu zgłoszonych uwag oraz o tym, czy uwzględnione uwagi wpływają na zmianę sentencji opinii. Zmiany będące skutkiem uwzględnienia uwag wprowadzane są do ostatecznej treści opinii przez sprawozdawcę przed terminem posiedzenia.

10) Opinia negatywna - procedura informowania

a. przewodniczący zespołu przyjętą przez zespół opinię wstępną (negatywną) przesyła wnioskodawcy pocztą elektroniczną w terminie 14 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia, gdzie podaje kontakt mailowy do osoby opiniującej operat;

b. najpóźniej w terminie 7 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia wnioskodawca, któremu została wysłana opinia negatywna, może przysłać poprawiony operat rybacki, który nie zawiera już błędów wskazanych przez opiniującego;

c.  poprawiony operat wnioskodawca przesyła do opiniującego oraz sekretarza zespołu w formie dokumentu elektronicznego zabezpieczonego przed wprowadzaniem nieuprawnionych zmian, wskazując w treści maila, że jest to poprawiona wersja operatu;

d. opiniujący sprawozdawca informuje przewodniczącego, czy poprawiony operat może otrzymać opinie pozytywną, czy ocena negatywna pozostaje bez zmian;

e. w przypadku oceny negatywnej, ocena pozostaje bez zmian, ale w opinii  zostaje zawarta informacja, że wnioskodawca nie poprawił należycie operatu;

f. w przypadku oceny pozytywnej, opiniujący przekazuje opinie wraz z uzupełnieniem do członków zespołu;

g. przewodniczący zespołu przesyła opinię przedstawicielom urzędów marszałkowskich oraz regionalnych dyrekcji ochrony środowiska lub zarządców obszarowych form ochrony przyrody, o ile zgłosili swój udział w opiniowaniu operatu;

h. najpóźniej w terminie 3 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia , członkowie zespołu mogą zgłaszać swoje uwagi, oraz o tym, czy uwzględnione uwagi wpływają na zmianę sentencji opinii;

i. najpóźniej w terminie 3 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia, przedstawiciele urzędów marszałkowskich oraz regionalnych dyrekcji ochrony środowiska lub zarządców obszarowych form ochrony przyrody  (o ile zgłosili swój udział w opiniowaniu operatu), mogą zgłaszać swoje uwagi do opinii uzupełniającej;

j. ponowne głosowanie nad opinią uzupełniającą odbywa się na posiedzeniu zespołu;

11) Posiedzenie – uwagi.

a. jeżeli posiedzenie ma odbyć się w formie telekonferencji sekretarz zespołu opiniującego najpóźniej 7 dni przed terminem posiedzenia, informuje uczestników o sposobie nawiązania łączności;

b.  na posiedzeniu zespołu przewodniczący lub osoba przez niego wyznaczona przedstawia założenia opiniowanego operatu oraz ogłasza i uzasadnia opinię, podając przyczyny wydania  pozytywnej albo negatywnej opinii, w tym także stanowisko zespołu co do zgłoszonych w trybie ust. 4 uwag;

12) Opinia podpisana przez przewodniczącego zespołu i sygnowana datą posiedzenia staje się opinią końcową i jest przedstawiana dyrektorowi Instytutu w następnym od zamknięcia posiedzenia dniu roboczym, a  następnie opatrzona - zgodnie z § 9 pkt 7 Rozporządzenia – oryginalnym podpisem dyrektora Instytutu, przesyłana  jest pocztą tradycyjną wnioskodawcy.

13) Sposób dokumentowania postępowania i podejmowanych rozstrzygnięć.

a. wszelkie oświadczenia (w tym oddanie głosu) członków zespołu opiniującego powinny być składane w formie elektronicznej i przesyłane z adresu poczty elektronicznej członka zespołu, chyba że oświadczenia te składane są podczas posiedzenia w formie tradycyjnej lub telekonferencji do protokołu;

b. oświadczenia przesyłane pocztą elektroniczną w formie załącznika będącego skanem dokumentu papierowego powinny być opatrzone podpisem osoby sporządzającej zeskanowany dokument oraz powinny być zabezpieczone przed wprowadzeniem nieuprawnionych zmian.

c. każdy przesyłany w formie elektronicznej dokument powinien być przez  jego nadawcę  przesyłany także sekretarzowi zespołu, który odpowiada za przygotowanie i gromadzenie dokumentacji z postępowania.

d.  po zakończeniu postępowania sekretarz zespołu archiwizuje uporządkowaną dokumentację elektroniczną oraz papierową;